Notion: la nueva herramienta de gestión de proyectos en viajero.

En Viajero le abrimos la puerta a Notion, en un proyecto liderado por Talento Humano con el acompañamiento de Workflow Company. ¿La misión? Dejar de perseguir información por todos lados, ordenar procesos, centralizar documentos y hacer que trabajar entre equipos sea mucho más fácil, claro y colaborativo.

Pero esto no arrancó a punta de fe y café. Primero hicimos discovery: entrevistas con 7 equipos clave, auditoría del espacio de trabajo existente y análisis de archivos y herramientas para entender qué estaba pasando y qué necesitábamos mejorar. El diagnóstico fue clarísimo: información fragmentada, poca visibilidad entre áreas, conocimiento viviendo en la cabeza de algunas personas y varios silos que hacían más lenta la operación.

Después vino la acción. En la fase de implementación se diseñó la arquitectura del workspace para 5 departamentos y 26 subáreas, se migraron archivos desde Drive y Excel, y se organizaron bases de datos, vistas por rol, navegación y permisos. En otras palabras: le pusimos orden bonito y útil al caos.

Y como una herramienta solo sirve de verdad cuando la gente la hace suya, también hubo bastante entrenamiento: 10 sesiones de capacitación, más de 12 horas en vivo y materiales de onboarding para que el equipo pudiera usar Notion con confianza, criterio y autonomía. Después llegaron los ajustes finales, afinados con feedback del equipo, para dejar un sistema mucho más aterrizado a la realidad de Viajero.

¿Y ahora qué sigue? Que Notion no sea “la herramienta nueva”, sino parte natural de cómo trabajamos. En el corto plazo queremos consolidar el hábito, reforzar capacitaciones, medir adopción y seguir afinando flujos. Después vienen nuevos procesos, automatizaciones, primeros pilotos con IA y una base de conocimiento todavía más robusta para seguir escalando la operación de Viajero.

En resumen: menos “¿alguien tiene ese archivo?”, menos “te lo mando otra vez” y mucho más “tranqui, ya está en Notion”. 🚀

Escrito por: Diana Barón, Chief People Officer.